Il rinfresco di un evento aziendale in Piazza Unità d'Italia a Trieste, in una nostra fotografia: gli ospiti al banco dei vini sotto la tensostruttura

Organizzazione Eventi

Organizziamo eventi aziendali, team building, tornei sportivi e serate a Trieste e in Friuli Venezia Giulia. Ci prendiamo tutto quello che sta fra l'idea e la sera dell'evento: permessi, fornitori, iscrizioni, allestimento, regia sul campo e i contenuti da usare dopo. Il giorno dell'evento qualcosa va storto sempre, e la differenza la fa avere in campo una squadra che l'ha già visto succedere.

Cosa
Otterrai

Un evento aziendale in Piazza Unità d'Italia a Trieste fotografato dalla nostra squadra: dirigenti e operatori schierati davanti ai mezzi nuovi

Eventi Aziendali

La giornata che un'azienda organizza per le proprie persone, per i propri clienti o per tutti e due insieme. Definiamo la formula, prepariamo il luogo, gestiamo gli inviti e teniamo i tempi. Il committente durante la giornata fa l'ospite, e non il capo cantiere che corre da una parte all'altra a controllare che i fornitori facciano il loro lavoro.

Due componenti dello staff del Saint Jack Up al circolo di padel, nella giornata del torneo

Team Building

Portare fuori i dipendenti e metterli a giocare in squadre miste, così che persone di reparti diversi che durante l'anno non si parlano passino un pomeriggio dalla stessa parte della rete. Chi non gioca sta sugli spalti, dove si mangia, si beve e c'è musica. Molte aziende invitano anche le famiglie dei dipendenti, e la giornata si allarga a mogli, mariti e figli. Quante persone e quale formula lo decide il budget, e si decide seduti allo stesso tavolo.

Lo staff del Saint Jack Up al circolo di padel di Trieste, con le racchette esposte alle pareti

Tornei Sportivi

Padel e green volley sono i due che gestiamo più spesso, ma il meccanismo vale per qualsiasi disciplina: regolamento, tabellone, iscrizioni, arbitri, premi e logistica dei campi. Al Saint Jack Up abbiamo reclutato quasi 200 giocatori in una giornata sola, oltre al pubblico. Reclutare i partecipanti fa parte del lavoro, ed è spesso la parte che nessun altro vuole prendersi.

Dietro le quinte di una serata di Miss Trieste: il numero di gara appuntato a una concorrente

Serate e Spettacoli

Eventi con un palco, una scaletta e degli ospiti: presentazioni, inaugurazioni di un locale nuovo, serate a tema, concorsi con giuria e votazioni. Contattiamo gli ospiti, costruiamo la scaletta, teniamo i tempi e gestiamo la regia dal vivo. Chi guarda vede una serata che scorre, e quella è esattamente la parte che costa più fatica.

Agenti della polizia locale insieme agli organizzatori durante un evento in piazza a Trieste, in una nostra fotografia

Permessi e Autorizzazioni

La parte che ferma la maggior parte delle persone prima ancora di cominciare. Ti aiutiamo a preparare i documenti necessari per le autorizzazioni locali e a capire quali servono davvero, in base a dove si fa l'evento e a cosa succede dentro: piazza, palazzetto o locale privato cambiano le carte. È il motivo per cui conviene chiamarci prima di fissare la data.

Allestimento del rinfresco a un evento aziendale a Trieste, in una nostra fotografia: il prosecco versato nei calici preparati per gli ospiti

Allestimento e Fornitori

Palco, impianti audio e luci, transenne, campi da gioco, arredi. Non teniamo un magazzino di service e non ti facciamo pagare l'ammortamento di roba nostra ferma in deposito: noleggiamo da fornitori con cui lavoriamo da tempo, di cui conosciamo il materiale e che sono onesti sui prezzi. Il montaggio e le verifiche li seguiamo noi, il giorno prima e la mattina stessa.

Un'intervista televisiva durante un evento aziendale in Piazza Unità d'Italia a Trieste, ripresa dalla nostra squadra

Video, Foto e Social

I contenuti dell'evento sono già in casa: l'attrezzatura è nostra, la squadra è la stessa che gira il resto dell'anno e non devi coordinare due fornitori che il giorno dopo si rimpallano la colpa di quello che non è stato ripreso. Un evento senza contenuti finisce la sera stessa. Con i contenuti continua a lavorare per mesi.

Il Nostro
Processo

Incontro Iniziale

Definiamo il tipo di evento, il budget disponibile, la data e la location: palazzetti, piazze o locali. Se hai già un'idea partiamo da quella, e se hai solo un obiettivo la formula la costruiamo noi.

Permessi e Logistica

Ti aiutiamo a preparare i documenti necessari per le autorizzazioni locali e programmiamo le forniture tecniche. È la fase che decide se la data regge, e va aperta con largo anticipo.

Iscrizioni e Ospiti

Raccogliamo le iscrizioni, componiamo le squadre o i turni, contattiamo gli ospiti e chiudiamo la scaletta. Chi partecipa arriva già sapendo dove deve essere e a che ora.

Allestimento Fisico

Il giorno prima montiamo le strutture e verifichiamo microfoni, luci e musica. Quello che si rompe si rompe durante le prove, che è il momento giusto perché succeda.

Regia sul Campo

Seguiamo l'evento dall'inizio alla fine con lo staff sul posto: tempi, arbitri, fornitori, imprevisti. Il committente durante la giornata fa l'ospite, non il capo cantiere.

Dopo l'Evento

Consegniamo video, foto e materiale per i social nei tempi concordati, e tiriamo le somme su cosa ha funzionato e cosa cambieremmo all'edizione successiva.

I clienti che si sono
avvalsi del servizio

ITS Ecologia
ITS Ecologia
Miss Trieste
Miss Trieste
Saint Jack Up
Saint Jack Up
ITS Ecologia
ITS Ecologia
Miss Trieste
Miss Trieste
Saint Jack Up
Saint Jack Up
ITS Ecologia
ITS Ecologia
Miss Trieste
Miss Trieste
Saint Jack Up
Saint Jack Up
Event Management

Miss Trieste

Le domande che ci fate più spesso

Organizzate eventi aziendali e di team building?
Sì, ed è una delle richieste che arriva più spesso. Un'azienda che vuole portare fuori i propri dipendenti, o dipendenti e ospiti insieme, e farli giocare o competere in squadre. La formula più richiesta è il torneo sportivo a squadre miste, perché mette dalla stessa parte della rete persone di reparti diversi che durante l'anno non si parlano. Ci occupiamo di tutto: formula, iscrizioni, composizione delle squadre, arbitri, premi, allestimento e contenuti. Le conversazioni cominciano quasi sempre nello stesso ordine: prima il budget e il periodo, poi quante persone ci si aspetta, e solo dopo ci si siede a tavolo e si parla delle idee. Il titolare mette sul tavolo le sue, noi mettiamo le nostre.
Chi non gioca, durante un torneo aziendale, cosa fa?
Sta sugli spalti. Sugli spalti c'è da fare quanto in campo: si guarda giocare, si mangia e si beve, c'è musica e c'è un dj set, si balla, e c'è animazione per chi è venuto con i bambini. È la metà della giornata che teniamo in piedi anche quando i campi sono pieni, perché in un'azienda non giocano tutti e chi resta fuori deve avere un motivo per restare fino a sera. Molte aziende invitano anche le famiglie dei dipendenti, mogli, mariti e figli, e in quel caso le persone sugli spalti sono più di quelle che giocano.
Quanto dura una giornata di team building?
Le due formule che ci chiedono più spesso sono la giornata intera, con il pranzo e la cena, e il pomeriggio con la cena. Il padel è l'esempio che facciamo più volentieri perché è quello che gestiamo di più, ma di modi per fare team building ce ne sono altri mille, e quale sia quello giusto dipende dall'idea del titolare e dal budget che ha messo da parte. Se l'idea ce l'hai già tu la realizziamo, se hai solo un obiettivo la formula la costruiamo noi.
Cosa può andare storto il giorno di un evento?
Tutto, e vale la pena dirlo prima invece che dopo. Nelle edizioni che abbiamo gestito abbiamo visto permessi accettati all'ultimo minuto, ospiti che cambiano idea durante lo show, partecipanti convinti di sapere come andava organizzato il torneo, bombole di CO2 e fusti di birra finiti prima del previsto, biglietti delle estrazioni contestati, un altro evento più grosso a poca distanza nello stesso giorno, poca affluenza la prima sera, gente che non balla e la festa che non decolla, gente che non consuma e l'evento che non guadagna. Non esiste un evento senza imprevisti, esiste chi li ha già visti.
Chi risolve gli imprevisti durante l'evento?
Noi, e senza fermare la giornata per chiedertelo. È il motivo per cui lavoriamo in squadra e non con una persona sola che corre da una parte all'altra: ognuno presidia il proprio pezzo — palco, campo, fornitori, contenuti, pubblico — e quando salta qualcosa c'è già qualcuno che se ne occupa mentre il resto continua. Quando gli imprevisti arrivano, l'unica cosa che vuoi è una squadra su cui contare. Vale anche prima dell'evento: se un fornitore o un professionista con cui lavoriamo non consegna, il problema resta nostro e lo rimettiamo a posto a nostre spese.
Vi occupate dei permessi e delle autorizzazioni?
Sì. Ti aiutiamo a preparare i documenti necessari per le autorizzazioni locali e a capire in anticipo quali servono per il tuo evento. Le carte cambiano parecchio a seconda di dove si fa e di cosa succede dentro: una piazza, un palazzetto e un locale privato hanno percorsi diversi, e la musica dal vivo, la somministrazione o le premiazioni aggiungono passaggi. È la parte che rallenta di più chi si organizza da solo, ed è anche il motivo per cui conviene sentirci prima di bloccare una data.
Quanto tempo prima bisogna muoversi?
Dipende da quanto è grande. L'inaugurazione di un locale o di un reparto nuovo, o una serata tranquilla, tante volte si riesce a farla nello stesso mese. Un evento grande, con un budget impegnativo, vuole sei mesi di anticipo e spesso l'anno prima: è il tempo che serve per sedersi a tavolino, decidere davvero cosa si vuole fare e tenere ferme le date dei fornitori, dei campi e dei permessi. Se hai una data in testa dicci quella, e ti diciamo subito se ci sta dentro.
Avete già organizzato eventi a Trieste?
Sì, e da più di una stagione. Miss Trieste è un concorso storico della città che organizziamo per conto di chi lo detiene: nel 2025 ne abbiamo curato solo la comunicazione — video, foto e social — e dal 2026 ne abbiamo preso l'organizzazione a tutti gli effetti. Il Saint Jack Up è invece l'evento che abbiamo creato noi: prima edizione nel 2025, seconda a giugno 2026, terza a settembre 2026. All'ultima edizione circa 1.000 persone di pubblico e quasi 200 giocatori iscritti.
Il vostro evento funziona anche come pubblicità per chi ci partecipa?
È il motivo per cui molti ci arrivano. Un evento mette il nome di un'azienda davanti a delle persone in un momento in cui sono contente di essere lì, che è una condizione che nessun annuncio compra. E funziona anche al contrario: il Saint Jack Up ci ha portato clienti che ci hanno conosciuti partecipando, senza che noi avessimo mai bussato alla loro porta. Se questo è l'obiettivo lo diciamo dall'inizio, perché cambia la formula: cambia dove si mette il marchio, come si costruisce la scaletta e cosa si riprende.
Quante persone servono per un torneo aziendale?
Il numero lo decide il budget dell'azienda. Si parte da una cinquantina di persone, e a quella dimensione la formula resta semplice. Si arriva a duecento o quattrocento quando il titolare vuole una giornata piena, con gli spalti, la musica e le famiglie invitate. Sotto le cinquanta la giornata si fa lo stesso e cambia la formula. Le nostre edizioni si sono mosse fra le centinaia e il migliaio di presenze, con i tornei da circa 200 iscritti gestiti in una giornata sola. Se hai un numero in testa dicci quello, e ti diciamo cosa comporta.
L'attrezzatura è vostra o la noleggiate?
Dipende da cosa. Tutto quello che serve ai contenuti è nostro — telecamere, droni, luci e flash da set — e quindi le riprese e le foto non dipendono da nessuno. Palchi, impianti audio e luci di sala, transenne e arredi li noleggiamo, e lo diciamo volentieri: non teniamo un magazzino di service e non ti facciamo pagare l'ammortamento di roba ferma. Lavoriamo con fornitori che conosciamo, di cui sappiamo com'è il materiale e che sono onesti sui prezzi. Il vantaggio per te è che il rischio sul fornitore lo prendiamo noi.
Fate anche video e foto dell'evento?
Sì, e nella stessa squadra. Le riprese e gli scatti li facciamo noi con la nostra attrezzatura, e il materiale finisce dove serve: sui social, sul sito, nelle presentazioni. Averlo dentro lo stesso lavoro evita la cosa più fastidiosa degli eventi organizzati a pezzi, cioè due fornitori diversi che il giorno dopo si rimpallano la colpa di quello che non è stato ripreso. Se ti interessa solo la copertura e l'evento lo organizzi tu, si può fare: trovi tutto su video aziendali e fotografia.
Cosa succede se un evento va meglio del previsto?
È un problema anche quello, e ci è capitato. Alla finale di Miss Trieste le prenotazioni dei tavoli sono andate esaurite in un tempo che non ci aspettavamo, e ci siamo trovati con richieste che la sala non poteva più accogliere. Non è una cosa che si lascia com'è: stiamo lavorando per far sedere anche chi era rimasto fuori e per aprire posti in più, perché quando la domanda supera lo spazio la risposta è allargare lo spazio e sfruttare l'onda finché c'è. Nella nostra esperienza il problema difficile è quasi sempre questo, e non il contrario.
Quanto costa l'organizzazione di un evento?
Non pubblichiamo un listino, perché la cifra la muovono cose che cambiano da evento a evento: quante persone, quanti giorni, se serve un palco e di che dimensioni, quali permessi, quanti fornitori esterni, se ci sono ospiti da contrattualizzare, quanta gente serve in campo e quanti contenuti vuoi portarti a casa. Chi ci chiama parte quasi sempre dal budget che ha a disposizione e dal periodo, e va benissimo così: da lì si capisce in mezz'ora cosa ci sta dentro e cosa no. Scrivici raccontandoci cosa hai in mente e ti spieghiamo da cosa dipende, voce per voce.
Lavorate solo a Trieste?
Trieste è dove siamo e dove facciamo organizzazione di eventi più spesso, ma seguiamo aziende in tutto il Friuli Venezia Giulia, da Udine a Gorizia a Pordenone. Per un evento singolo ci spostiamo anche fuori regione: quello che cambia fuori dal nostro raggio è la rete di fornitori, che va costruita sul posto, e quindi serve un po' più di anticipo.
Organizzate matrimoni?
No, e preferiamo dirlo subito. È un mestiere diverso dal nostro, con fornitori e tempi suoi, e ci sono professionisti che lo fanno tutto l'anno mentre noi lo faremmo una volta ogni tanto. Noi ci occupiamo di eventi aziendali, tornei, serate e manifestazioni pubbliche.

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